Dokumentenverarbeitung neu gedacht:
KI-Power für Ihre Immobilienprozesse
DocuWare IDP für das Immobilienmanagement
Machen Sie aus eingehenden Dokumenten automatisch nutzbare Daten. DocuWare Intelligent Document Processing (IDP) ergänzt Ihr Dokumentenmanagement um leistungsstarke KI-Funktionen. Die Lösung bereitet Dokumente auf, erkennt ihre Inhalte, ordnet sie zu und extrahiert relevante Informationen – vollständig integrierbar in DocuWare und verbunden mit Ihrer Software für das Immobilienmanagement. Egal, ob RELion, SAP oder IX HAUS uvm.
So werden Rechnungen, Mietverträge und weitere Unterlagen noch schneller zu verlässlichen Informationen für Ihre Immobilienverwaltung.
Unverbindliche Beratung zur IDP-Integration
Intelligente Dokumentenverarbeitung
- von Stapelscan bis Datenfeld
DocuWare IDP optimiert alle zentralen Schritte der automatisierten Dokumentenerfassung und -vorbereitung in DocuWare, bevor die Dokumente in Workflows oder in Ihren immobilienwirtschaftlichem ERP-System weiterverarbeitet werden. Optische Zeichenerkennung (OCR), Handschriftenerkennung (HTR) und KI greifen dabei nahtlos ineinander.
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OCR – Optische Zeichenerkennung
Erkennt gedruckten Text als Basis für die weitere Verarbeitung, etwa zur Bestimmung des Dokumenttyps und von Trennstellen.
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Splitting – Automatische Trennung von Stapelscans
Stapelscans werden ohne Barcodes oder Trennseiten automatisch in einzelne Dokumente aufgeteilt. Überflüssige Ränder werden bei Bedarf entfernt.
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Klassifizierung – Automatische Zuordnung zu Dokumenttypen
Dokumente werden anhand von Inhalt und Merkmalen automatisch einem Dokumenttyp wie Rechnung, Mietvertrag, Kontoauszug oder Gutachten zugeordnet.
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OCR – Optische Zeichenerkennung
Erkennt gedruckten Text als Basis für die weitere Verarbeitung, etwa zur Bestimmung des Dokumenttyps und von Trennstellen.
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Splitting – Automatische Trennung von Stapelscans
Stapelscans werden ohne Barcodes oder Trennseiten automatisch in einzelne Dokumente aufgeteilt. Überflüssige Ränder werden bei Bedarf entfernt.
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Klassifizierung – Automatische Zuordnung zu Dokumenttypen
Dokumente werden anhand von Inhalt und Merkmalen automatisch einem Dokumenttyp wie Rechnung, Mietvertrag, Kontoauszug oder Gutachten zugeordnet.
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Datenextraktion – Präzises Auslesen relevanter Informationen
Relevante Informationen, inklusive komplexer Tabellen und individueller Felder, werden automatisch ausgelesen und passenden Indexfeldern zugeordnet.
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Archivierung – Sichere Ablage und schneller Zugriff
Hohe Klassifizierungsgenauigkeit sorgt für ein schnelles Wiederfinden von in DocuWare gespeicherten Dokumenten.
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HTR – Handschriftenerkennung
Handschriftliche Angaben auf Formularen oder Notizen werden erkannt und in bearbeitbaren Text umgewandelt, der direkt weiterverarbeitet werden kann.
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Datenextraktion – Präzises Auslesen relevanter Informationen
Relevante Informationen, inklusive komplexer Tabellen und individueller Felder, werden automatisch ausgelesen und passenden Indexfeldern zugeordnet.
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Archivierung – Sichere Ablage und schneller Zugriff
Hohe Klassifizierungsgenauigkeit sorgt für ein schnelles Wiederfinden von in DocuWare gespeicherten Dokumenten.
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HTR – Handschriftenerkennung
Handschriftliche Angaben auf Formularen oder Notizen werden erkannt und in bearbeitbaren Text umgewandelt, der direkt weiterverarbeitet werden kann.
Vorteile für die Immobilienwirtschaft
Mehr Automatisierung. Weniger manueller Aufwand. Mehr Sicherheit.
Mit DocuWare IDP steigern Sie den Automatisierungsgrad Ihrer Dokumentenprozesse deutlich. Ihr Immobilienmanagement wird von zeitintensiven Standardaufgaben entlastet und gewinnt Kapazitäten für wertschöpfende Tätigkeiten.
- Effizienz & Produktivität
Posteingang, Dokumentenablage, Sortierung und Datenerfassung laufen automatisiert ohne manuelles Eingreifen. Ihr Unternehmen reduziert den Verwaltungsaufwand spürbar und verkürzt Bearbeitungszeiten.
- Datengenauigkeit & Compliance
KI-gestützte Erkennung und Validierung reduzieren Tippfehler, Dubletten und Zuordnungsfehler. Klassifizierung und zentrale Archivierung sorgen für schnelle Auffindbarkeit und revisionssichere Bereitstellung der Dokumente.
- Skalierbare Automatisierung
Vortrainierte, anpassbare KI-Modelle lassen sich leicht auf neue, individuelle Dokumenttypen und Prozesse erweitern. Steigende Dokumentenmengen werden bewältigt, ohne zusätzliche Ressourcen oder Fachkräfte aufbauen zu müssen.
- Flexible Integration
IDP fügt sich nahtlos in DocuWare und die dort integrierte Workflow-Automatisierung ein. Daten können direkt in Ihr ERP-System weitergegeben und dort in Bestands- und Mieterstammdaten überführt werden.
Universell einsetzbar und besonders stark in der Immobilienverwaltung
IDP kann branchenübergreifend eingesetzt werden. Sein besonderer Nutzen zeigt sich jedoch dort, wo viele unterschiedliche Dokumente schnell verarbeitet und eindeutig mit Stammdaten (Objekte, Mieter, Eigentümer, Kreditoren, Projekte etc.) verknüpft werden müssen: In der Immobilienwirtschaft.
Typische Dokumente und Einsatzbereiche
- Mietverträge, Nachträge und Vertragsunterlagen
- Rechnungen aller Art
- Kontoauszüge und Zahlungseingänge
- Wartungs- und Instandhaltungsbelege, Lieferscheine
- Gutachten und Prüfberichte
- Ausweisdokumente und Formulare
Diese Unterlagen werden effizient ausgelesen, korrekt abgelegt und direkt in Ihre digitalen Objekt- und Mieterakten eingebunden.
DocuWare IDP und die Integration in Ihre Immobiliensoftware
Wenn aus Dokumenten verwertbare Daten werden
Ob Mietvertrag, Rechnungen oder Gutachten – im Immobilienmanagement bilden Dokumente und Stammdaten die Basis vieler Kernprozesse. Mit DocuWare IDP und Ihrem immobilienwirtschaftlichem ERP-System verbinden Sie beide Welten intelligent miteinander.
DocuWare IDP bereitet die Dokumente auf, erkennt relevante Inhalte und übergibt strukturierte, geprüfte Daten an IHR immobilienwirtschaftliches ERP-System. Dort können diese Daten, z.B., Rechnungsinformationen direkt weitere verarbeitet werden.
Nahtloser Datenkreislauf: IDP trifft Objekt- und Mieterstammdaten
Die Verknüpfung von DocuWare IDP mit den in Ihrem ERP-System gepflegten Stammdaten schafft einen durchgängigen Datenkreislauf. Ob Objekt, Einheit, Mieter oder Vertrag: Dokumenteninhalte werden automatisch mit den vorhandenen Informationen abgeglichen.
So unterstützt IDP Ihre Stammdatenprozesse:
- IDP liest Objektbezeichnungen, Mieternamen, Adressen, Kontonummern, Vertragsnummern und weitere Schlüsselfelder automatisch aus.
- Die extrahierten Daten werden in DocuWare mit bestehenden Daten aus Ihrem ERP-System abgeglichen, validiert und wenn notwendig in DocuWare bei der Indexierung ergänzt.
- Rechnungen, Kontoauszüge und Vertragsdokumente werden direkt Liegenschaften, Wohnungen oder Mietern zugeordnet.
- Indexfelder in DocuWare werden vollständig und korrekt ausgelesen und von Workflows weiterverarbeitet.